Hvorfor ukentlige innsjekkingsmøter er uproduktive, og hva du kan gjøre med det

En spredning av velmente, eksterne 'innsjekkingsmøter' under pandemien har bare gjort arbeidet vanskeligere. I følge undersøkelser sier de fleste arbeidere at de ønsker færre møter, og at disse møtene gjør dem mindre produktive, men det er måter å tøyle alle 'berøringspunktene' som gir opp kalenderen din. Slik kan du gjenvinne timeplanen din uten å fremmedgjøre kollegene dine.

Et tilfeldig 'innsjekkingsmøte' er faktisk bare et annet formelt møte

Samarbeid og sosialt samvær er mye vanskeligere med fjernarbeid sammenlignet med å jobbe sammen på et kontor. For å kompensere har mange arbeidere lagt til flere 'innsjekkingsmøter' til timeplanen deres - for mange, viser det seg, som en fersk undersøkelse blant eksterne ansatte avslører at 70 % av respondentene håper å ha færre møter når de kommer tilbake til kontoret. Og siden en ekstern ansatt bokstavelig talt er mindre synlig, er det mer sannsynlig at ledere lener seg på «innsjekkinger» for å sikre at den ansatte har det bra.

Problemet er at mange av disse møtene rett og slett er mindre effektive enn de spontane klyngene på tvers av gangen som en gang definerte kontorarbeid. For alle fordelene ved å jobbe eksternt, krever til og med å koordinere en 'rask samtale' en tekstchat, invitasjoner som sendes og en del av kalenderen din som kreves. Før, da en kollega ble oversvømmet på kontoret, var det mer sannsynlig at du gjorde det se det og gå tilbake senere, med mindre det hastet.

Og disse ekstra virtuelle møtene er heller ikke alltid effektive, spesielt for teamsamtaler. Det er ingen sidesamtaler, færre oppklarende interjeksjoner, og med videomøter er det en panoptikoneffekt av å alltid være «på», noe som fører til Zoomtretthet (sammenlign en virtuell 'happy hour' med en faktisk kontorfest). Mens en studie fant at den gjennomsnittlige lengden på møter falt 20% under pandemien, er det Ikke tydelig at de er mer effektive.

Hvordan unngå for mange innsjekkingsmøter

• Sperr tid i timeplanen din for faktisk arbeid. Ifølge The Muse , bruker en mellomleder vanligvis 35 % av arbeidsdagen på møter. Selv om det kanskje ikke er helt unngåelig, bør du sette av store to til tre timers tid til arbeid som krever vedvarende konsentrasjon. Likeledes bør du sette av tid hvor du er tilgjengelig for møter også, da du ønsker å være fleksibel for teamet når behov oppstår.
• Insister på en agenda. Hvis møter pågår uten særlig hensikt eller fra for mye småprat, be om en agenda – selv om det er noe uformelt, som en håndfull punktpunkter sendt over Slack. Det er rimelig å be om en agenda slik at du kan være forberedt på møtet. I tillegg har agendaer den ekstra fordelen at de gir møtestrukturen, siden du alltid kan bringe en degressiv samtale tilbake til de uttalte målene for møtet.
  
• Lær å avslå møter høflig. Så lenge du kan peke på en time-for-time beretning om arbeidet ditt og forklare prioriteringene dine, er det mulig å avslå et møte fordi du er for opptatt. Det er her en sperret kalender kan komme godt med, da problemet blir en 'planleggingskonflikt.'
• Sørg for at veilederen din kjenner kommunikasjonsstilen din. Veiledere er ikke tankelesere, og noen av deres direkte rapporter vil kreve mer oppmerksomhet enn andre, men det betyr ikke at du trenger en en-til-en-innsjekking hver uke bare fordi noen andre gjør det heller. For eksempel er det ingenting galt med å foreslå møter hver uke i stedet for ukentlige, eller en telefonsamtale i stedet for en videochat, for eksempel.